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Ist Event Management ein guter Motor für große Veranstaltungen?


Unter dem Begriff des Event Managements, kann im Allgemeinen die Anwendung des Projektmanagements auf den Entwurf und die Entwicklung von Veranstaltungen verstanden werden. Hierzu zählen beispielsweise Festivals, Werbeveranstaltungen, Konferenzen und andere Events. Events können in diesem Zusammenhang weiter in organisationale, freizeitbezogene, personelle oder kulturelle Veranstaltungen unterteilt werden.

Gute Planung resultiert durch ein gutes Event Management


Event ManagementBei der Planung eines Events muss der zuständige Event Manager verschiedene Aspekte in sein Vorgehen einfließen lassen. So sollten die Ausgangslage, die Zielsetzungen und die Restriktionen besonders beachtet werden.

Die Ausgangslage im Event Management kann hierbei im übergeordneten Kontext gesehen werden. Sie kann durch das zu präsentierende Thema, den Budgetrahmen, die zu erreichenden Ziele oder aber das zu erwartende Publikum geprägt sein. Das Budget beeinflusst die Ausgangslage besonders und spielt für die Planung der Ausgaben und Einnahmen eine wichtige Rolle. Ausgaben fallen zum Beispiel für Personal, Pressearbeit oder Logistikaufwand an. Einnahmen richten sich zumeist nach der Art des Events und müssen im Zusammenhang mit den Ausgaben kalkuliert werden.

Ziele können in verschiedenen Dimensionen vorliegen. So können zeitliche Ziele (beispielsweise eine kurze Planungsphase), Kommunikationsziele (beispielsweise Bekanntheitssteigerungen oder Imagesteigerungen) oder auch aktionsbezogene Ziele (beispielsweise Besucheranzahlen, Verkäufe oder generierte Aufträge) zu den Anforderungen zählen. Restriktionen können sich in jeglicher Art von knappen Ressourcen wiederspiegeln. Hierzu können Personalressourcen, Zeitressourcen oder das bereits o.g. Budget, gezählt werden. Das Eventmanagement bedient sich einem einfachen, betriebswirtschaftlichen Phasenschema. Die drei Phasen "Planung", "Durchführung" und "Nachbereitung" werden nacheinander abgearbeitet.

Wie geht es nach der Planungsphase beim Event Management weiter?


In der Planungsphase werden alle zur Vorbereitung dienenden Maßnahmen durchgeführt. Hier werden beispielsweise (je nach Art des Events unterschiedlich) Flyer, Plakate oder Websites erstellt. Künstler werden gebucht, Kostenvoranschläge eingeholt oder Organisationspläne für das Zeit- und Ressourcenmanagement erstellt.In der Durchführungsphase werden zuvor geplante Inhalte (wie Flyer oder Websites) veröffentlicht. Kompetenzen werden zugewiesen. Presse, Künstler und Gäste werden entsprechend der Planung eingeladen oder gebucht. Die tatsächliche und konkrete Durchführung des Events liegt außerdem im Fokus dieser Phase.Im Anschluss wird das Event nachbereitet. Zur Nachbereitung zählt zumeist eine umfangreiche Dokumentation des Ablaufes. Einer Schriftfassung liegen Fotos, Videos, Umfrageergebnisse und sonstiges Material bei. Die Dokumentation kann im Nachhinein weiter zur Imagepflege oder Bekanntmachung (beispielsweise einer Marke) genutzt werden, so dass ein möglicher Bezug zur Zielsetzung vorliegt. Zur Nachbereitung zählt weiterhin die Endabrechnung der erbrachten Leistungen.